Come funziona il Check-in di Adormo

Far parte di un Team Adormo significa soprattutto avere accesso immediato e in tempo reale a tutte le informazioni necessarie.

Il flusso, per chi fa i check-in, è il seguente:

1) Arriva una nuova prenotazione

Appena viene inserita in Adormo una nuova prenotazione, appare in automatico nell’app di Slack (*) condivisa col Team.

Nuova prenotazione

Quindi, anche se la prenotazione è tre sei mesi, ne vieni già informata/o.
Oltre al nome del cliente, vedi anche il telefono, la mail ed eventuali richieste speciali del cliente.

(*) Slack è un app, simile a Whatsapp, che dovrai installare sul telefono e che ti permetterà di avere sempre la lista di tutte le prenotazioni e comunicare col team.

2) Cerchiamo di ottenere gli Orari di arrivo e Partenza

Appena il cliente prenota, lo staff delle Prenotazioni di Adormo, comincia a lavorare sul cliente.
Non devi quindi preoccupartene tu.
In particolare lo staff cerca di ottenere i seguenti dati: modalità di arrivo (macchina, aereo, treno ecc..), orario di arrivo, numero di volo/treno.
Chiede anche l’orario previsto di partenza e come vogliono dormire: letti, doppi, singoli, divani letto, culle ecc..

Insomma, tutto ciò che serve.

Spesso, come saprai, non è facile ottenere questi dati, in particolare se la prenotazione non è a breve, in quanto il cliente non ci pensa.

Se a pochi giorni dall’arrivo non abbiamo queste informazioni, lo staff contatta ancora il cliente dicendo che in mancanza di tali informazioni il loro check-in potrebbe subire dei ritardi.

Qualsiasi informazione ricevano, viene inserita in Adormo e condivisa con te (e tutto il Team) in tempo reale in Slack, quindi non è mai necessario chiedere nulla a nessuno.

Quello che sappiamo, lo vedi.

3) Approvazione degli orari di arrivo e partenza

Lo staff delle Prenotazioni gestisce anche le richieste di eccezioni sugli orari.

Se gli orari dati dal cliente sono quelli normali, per esempio arrivo dopo le 15 o partenza prima delle 11, lo staff li inserisce e li mette in stato Approvato.
Cosí tutti sanno a che ora arrivano e a che ora partono.
Se invece sono eccezioni, tipo “posso fare check-in alle 13?”, lo inserisce come orario Non Approvato e tu l’approvi o proponi un altro orario (per esempio le 14 o le 15 se l’eccezione non è possibile).
Ci pensa poi lo staff a comunicare col cliente.

Quindi fino a quel momento il tuo lavoro è molto ridotto, devi solo accettare degli orari o meno.
Spesso dovrai confrontarti anche con chi fa le pulizie che in ogni caso ha accesso alle stesse informazioni che hai tu.
In questo modo la situazione é sempre chiara a tutti.

Non ci sono fogli excel o liste di arrivi disponibili solo per alcuni membri del team: tutti sanno sempre tutto in tempo reale.
Non serve telefonare a nessuno.

Sono previsti dei costi extra per i late check-in, di solito diversi a seconda dell’orario di arrivo, che sono incassati direttamente da te e restano a te.

4) “Come arrivare” e spese extra

Lo staff delle Prenotazioni spedisce sempre i testi su come arrivare all’appartamento, per cui i clienti sanno come muoversi.
Spiegano anche che c’é da pagare la tassa turistica, gli extra come i late check-in ecc…
Queste informazioni sono tra l’altro presenti anche nei listini che vedono prima di prenotare.
Quindi il cliente è sempre informato.
Ovviamente spesso non leggono, ma se protestano (e capita purtroppo) sai che noi abbiamo fatto il possibile per evitare disguidi.

5) Presa in carico del cliente

Qui entri in gioco tu.
Dal giorno prima dell’arrivo inizi a contattare il cliente direttamente.
Conviene contattarli (vedi te cosa come: sms, Whatsapp, email, telefonata..), prima che partano da casa, in modo da stabilire un canale di comunicazione in anticipo.
Sei abbastanza libero/a di organizzarti come vuoi, l’unica regola è che da qual momento in poi lo staff non scrive piú al cliente.
Se il cliente continua a scrivere nel portale, come spesso capita, ti gira i messaggi e tu provvedi a sentirli direttamente.

6) Check-in

Al check-in fai vedere la casa, raccogli le tasse turistiche, l’eventuale saldo, emetti la ricevuta che fotografi e condividi in Slack, fotografi anche i documenti e li condividi in Slack, spieghi dove mangiare, fare la spesa ecc..
Decidi tu se stare con i clienti un’ora o dieci minuti, cerchi anche di capire chi hai davanti e quanta voglia ha di ascoltarti.
In pratica cerchi di minimizzare le possibilità che ti contattino dopo per domande, ma allo stesso tempo se vedi che sono stanchi e non ascoltano, lasci perdere.
Ma di base: fai il check-in bene come lo sai fare te col tuo stile personale.

7) Adempimenti burocratici

Effettui la registrazione degli ospiti alla Questura e indichi anche il numero di notti in base al tipo di persona (adulto, ridotto, gratuito).
E’ un task che spetta a chi fa gli arrivi, ma in alcuni casi preferisce farlo il Manager che tiene la contabilità dell’appartamento generale.

8) Assistenza

Una volta effettuato il check-in rimani a disposizione del cliente per tutta la durata del soggiorno.
Se l’appartamento è gestito bene, se le informazioni sono presenti nel manuale della casa e se hai spiegato tutto bene, hai fatto quello che potevi per minimizzare il lavoro durante il soggiorno.
Poi, la caldaia in blocco, il wifi che non fa o mille altre cose imprevedibili capitano, e sei a disposizione per risolverle.

9) Check-out

Non è richiesto il Check-out ma se abiti molto vicino e hai piacere vedere i clienti prima che partano, lo puoi fare.
E’ a tua completa discrezione.
Puoi anche organizzare i transfer sia in arrivo che partenza.

Conclusione

La filosofia di base è che non lavori per una ditta che ti dice come operare e ti controlla.
Adormo ti fornisce i mezzi necessari per fare bene il tuo lavoro come vuoi tu senza dover continuamente rincorrere le informazioni.
Su questo siamo sicuri di essere all’avanguardia e chi lavora con noi apprezza molto la fluidità e la flessibilità che ne derivano.

Interessante? Approfondisci o contattaci.

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